Clario Forms

Herausforderung

Formulare sind nach wie vor das Mittel, mit dem regulierte und operative Branchen strukturierte Daten erfassen: HR-Onboarding, Mitarbeitendenbeurteilung und Urlaubsanträge; Anamnese und Zuweisungen im Gesundheitswesen; KYC und Onboarding im Finanzbereich; Aufnahme und Einwilligung in der Justiz; Lieferanten-Onboarding und Vorfallsmeldungen in der Industrie; Antrags- und Qualifikationsflüsse in der Verwaltung. Das Muster wiederholt sich: jemand füllt ein Papier oder ein PDF aus, die Daten werden in das führende System abgetippt, der Audit-Trail lebt in handschriftlichen Notizen, und der Export ins Folgesystem ist ein separater, fehleranfälliger Schritt.

Clario wollte eine einzige Formular-Plattform, die das strukturelle Problem ein für allemal löst: Formular per PDF-Upload entwerfen, Daten mit Feldebenen-Provenienz erfassen, jede Einreichung an die richtige Destination routen - ob Webhook ins Quellsystem, sicheres Postfach oder reguliertes Archiv. HR war die erste Branche, die produktiv gegangen ist - Onboarding, Beurteilungen, Urlaubs- und Compliance-Flüsse, alle unter rollenbewusstem Feldzugriff und unveränderlichem Audit-Trail. Das Gesundheitswesen folgte als die heute am stärksten regulierte Integration und härtete die Plattform gegen Berufsgeheimnis, Akteursqualifikation und EPD-Auslieferung. Dieselben Primitive dienen heute jeder Branche, die strukturierte Erfassung unter Audit braucht.

Der Anspruch: jemand füllt ein strukturiertes Formular in 90 Sekunden aus; das Back Office sieht in 15 Sekunden, wer was mit welcher Qualifikation erfasst hat; eine Einreichung landet ohne zweites Werkzeug an jeder erforderlichen Destination.

Vorgehen

Drei Plattform-Primitive, anwendbar in jeder Branche:

• Schema in 2 Minuten aus einem PDF. PDF einwerfen; die Plattform extrahiert Felder, schlägt Typen und Validierungsregeln vor und erzeugt ein produktives, gebrandetes Web-Formular. Kein Drag-and-Drop-Builder, kein Engineering-Ticket.
• Qualifizierte Akteure und Feldklassen. Jedes Feld trägt eine Sensitivitätsklasse (administrativ, sensitiv, reguliert). Die Plattform prüft Eingaben und Unterschriften gegen die verifizierte Qualifikation des Akteurs - Mitarbeitendenrolle, Berufslizenz, behördlich ausgegebene ID. In HR heisst das Mitarbeitende / Vorgesetzte / HR-Partner-Gating mit rollenbasiertem Feldzugriff auf Personendaten; im Gesundheitswesen heisst es Ärztin / Pflegefachperson / MPA-Gating mit GLN-Abgleich gegen MedReg, NAREG oder PsyReg; im Finanzwesen heisst es RBAC gegen Ihr IDP plus qualifizierte e-Signatur; in jeder Branche heisst es: die richtige Person hat das richtige Feld unterschrieben.
• Mehrfach-Auslieferung. Eine eingereichte Form geht als strukturierter Webhook zurück ins Quellsystem (HRIS, CRM, Praxis-System), als PDF/A-2b-Archiv über sicheren Versand und (im Gesundheitswesen) als CDA-CH- oder FHIR-CH-EPR-Dokument ins EPD der Patientin via IHE XDS.b nach Einwilligungsprüfung. Neue Destinationen werden als Adapter angebunden; bestehende Formulare liefern dorthin ohne Neugestaltung.

Quarkus + Next.js auf PostgreSQL, in der Schweiz gehostet. Jede Feldänderung wird zur unveränderlichen Revision mit Akteur, Qualifikation, ID und Zeitstempel - der langfristige Audit-Trail, den regulierte Branchen vorhalten müssen (zehn Jahre für Schweizer Arztpraxen, je nach Sektor und Rechtsraum andernorts).

HR: wo Clario Forms zuerst produktiv ging

HR war der erste Einsatz, weil das Form-und-Audit-Muster dort universell ist: ein Mitarbeitenden-Onboarding, eine Beurteilung, die von der Vorgesetzten zur HR-Partnerin geht, ein Urlaubsantrag, der ins HRIS und in ein Archiv-PDF gelangen muss, ein Compliance-Schulungszertifikat, das beim nächsten Aufsichtsbesuch standhalten muss. Clario Forms deckt das von Anfang bis Ende ab - Schema in zwei Minuten aus einem PDF, rollenbewusster Feldzugriff, strukturierte Auslieferung ins HRIS via Webhook plus archivtaugliches PDF/A. Dieselbe Instanz beherbergt die Formulare der nächsten Branche ohne separate Plattform.

eHealth: die heute tiefste Standards-Integration

Das Gesundheitswesen hat die strengsten Auflagen, deshalb geht Clario Forms im Schweizer eHealth-Stack am tiefsten in der Standards-Konformität: eine Sitzung startet mit einem FHIR-Bundle (CH Core Patient, Conditions, Allergies, Medications), das aus dem Praxis-System geladen wird; Feldauto-Befüllung läuft über JSONata-Navigation im Bundle; Einreichungen liefern als CDA-CH oder FHIR CH-EPR ins EPD der Patientin via IHE XDS.b nach Einwilligung. Damit ist bewiesen, dass die Primitive der Plattform unter Audit auf der härtesten Stufe halten - und dienen jeder anderen Branche, die strukturierte Erfassung, rollenbewusste Datenaufnahme und Mehrfach-Auslieferung braucht.

Betriebsmodelle

Clario Forms ist als White-Label-Produkt für Organisationen verfügbar, die Formulare unter eigener Marke und mit eigener Datenresidenz ausgeben möchten:

• Einzel-Provider - eine HR-Shared-Services-Einheit, eine Klinik, eine grössere Praxis, eine Versicherung, eine Bank, eine Behörde oder ein Industriebetrieb betreibt eine eigene, gebrandete Instanz (“Formulare von [Ihr Name]”) mit eigenem Support-Vertrag, eigener Datenhaltung und nur den eigenen Mitarbeitenden.
• Community-Provider - ein Verband, ein kantonales Netzwerk, eine Berufsorganisation oder ein Branchenkonsortium betreibt eine gemeinsame, co-gebrandete Instanz für seine Mitglieder, mit zentraler Administration und einem eigenen Mandanten pro Mitglied.

Die von Luzid in der Schweiz betriebene Cloud-Edition bleibt für kleinere Organisationen verfügbar, die eine schlüsselfertige Variante bevorzugen.

Resultat

Die Plattform bedient den Workflow, für den jede Mandantin sie eingerichtet hat. Eine HR-Shared-Services-Einheit fährt Mitarbeitenden-Onboarding mit rollenbasiertem Feldzugriff, Beurteilungen, die von der Vorgesetzten zur HR-Partnerin geleitet werden, Urlaubsanträge, die ans HRIS gehen und gleichzeitig als archivtaugliches PDF/A abgelegt werden. Eine Schweizer Arztpraxis fährt Anamnese vor dem Termin, Zuweisung aus der Konsultation, EPD-Upload per Klick. Ein Finanzintermediär fährt KYC-Aufnahme, qualifizierte e-Signatur, archivtaugliche PDF/A-Auslieferung in sein Compliance-System. Ein öffentlicher Dienst fährt Antrags- und Qualifikationsflüsse mit rollenbasiertem Feldzugriff. Die Architektur zielt auf die Audit- und Aufbewahrungsregeln, unter denen jede Branche ohnehin arbeitet - eine produktive Instanz antwortet damit auf die Aufsicht auf deren Begriffen, statt über zusätzliche Werkzeuge.

Für die breitere Schweizer eHealth-Praxis von Luzid siehe die Seite eHealth-Dienstleistungen.